So gelingt Ihnen die operative Planung am besten – mit Beispielen

Sie haben einen strategischen Plan erstellt – doch was nun? Die strategische Planung ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre langfristige Strategie für die nächsten drei bis fünf Jahre zu skizzieren, doch Sie benötigen noch weitere Planungsdokumente, die Sie auf dem Weg dorthin unterstützen.

Ein Teil Ihrer Unternehmensplanung wird jährlich erstellt. Die jährlichen Ziele und wichtigsten Ergebnisse werden im Laufe der Zeit natürlich wachsen. Aber um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben und Ihre langfristigen Ziele erreichen, ist die operative Planung ein wichtiger Bestandteil zur Unterstützung Ihrer Strategie.

Operative Planung – Definition und Bedeutung

Operative Planung (engl. operative planning) ist der Prozess, bei dem das Resultat Ihrer strategischen Planung, Ihr strategischer Plan, in einen detaillierten Navigationsplan umgewandelt wird, der genau beschreibt, welche Maßnahmen Ihr Team auf wöchentlicher oder manchmal sogar täglicher Basis ergreifen wird. Ein operativer Plan enthält Aktionspunkte und Meilensteine, die jedes Team oder jede Abteilung erledigen muss, um Ihren strategischen Plan zu erfüllen.

Auf operativer Planungsebene skizzieren Sie die Verantwortlichkeiten jedes Teams oder jeder Person für das nächste Quartal, die nächsten sechs Monate oder das nächste Geschäftsjahr. Der Umfang der Details und der Zeitrahmen, den Sie für Ihren operativen Plan wählen, sollte sich danach richten, wie schnell Ihr Unternehmen üblicherweise voranschreitet. Wenn Sie ein dynamisches Team mit einer zügigen Vorgehensweise sind, sollten Sie einen operativen Plan für das nächste Quartal oder ein halbes Jahr erstellen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch eher langfristig denkt, sollten Sie einen operativen Plan für das gesamte Geschäftsjahr erstellen.

Operative Planung vs. strategische Planung

Ein strategischer Plan beinhaltet Ihre langfristige Strategie für die nächsten drei bis fünf Jahre auf Unternehmensebene. Die operative Planungsebene ist sowohl im Umfang kleiner als auch im Hinblick auf die Planungshorizonte (Zeithorizonte) kürzer. Das Ziel der operativen Planung ist es, die täglichen Aktivitäten zu skizzieren, die Sie zum Erreichen Ihrer strategischen Ziele ergreifen müssen.

Im Gegensatz zu einem strategischen Plan sollte sich ein operativer Plan auch auf die Umsetzung konzentrieren. Welche täglichen und wöchentlichen Aktivitäten muss Ihr Team durchführen, um im Sinne Ihrer längerfristigen strategischen Planung zu agieren? Welche spezifischen Key Performance Indikatoren (KPIs) müssen Sie regelmäßig erfassen, um sicherzustellen, dass Ihr Team Fortschritte hinsichtlich seiner Ziele macht? Diese Details sollten Sie im Rahmen Ihrer operativen Planung festhalten.

Wer sollte den operativen Plan erstellen?

Um genau festzulegen, wer was bis wann macht, muss ein operativer Plan sehr detailliert sein. Aus diesem Grund sollten Sie einen solchen Plan in einem kleineren Maßstab als Ihren strategischen Plan erstellen. Anstatt zu versuchen, einen operativen Plan für Ihr gesamtes Unternehmen zu erstellen, sollten Sie einen Plan auf Abteilungs- oder Teamebene erstellen, sei es bei der Absatzplanung, Beschaffungsplanung, Investitionsplanung, Personalplanung, Liquiditätsplanung, taktischen Planung, Produktionsplanung, Vertriebsplanung, etc. In einem größeren Unternehmen könnte sich die operative Planungsebene sogar auf ein bestimmtes Vorhaben beziehen – ähnlich einem detaillierten Arbeitsplan.

Erstellen Sie zum Beispiel einen operativen Plan, um die täglichen Aufgaben zu beschreiben, die Ihre IT-Abteilung ausführen muss, um das Unternehmen zu unterstützen. Die operative Planung für Ihre IT-Abteilung könnte beinhalten, wie häufig die Mitglieder des IT-Teams die Inbox für IT-Anfragen überprüfen werden. Außerdem könnte er Details zur Budgetierung des Programms enthalten, wie das IT-Team neue Mitarbeiter einbinden und ausstatten wird und wie häufig sich das Team in einem Meeting trifft.

Bei der Erstellung eines operativen Plans unterscheidet man drei operative Planungsebenen:

• Umfang: Ihr Einsatzplan wird das Wer, Was und Wann jeder Aktivität erfassen. Er sollte auf ein Team oder ein bestimmtes Vorhaben fokussiert sein.

• Zeitplan: Je nachdem, wie rasch Ihr Unternehmen voranschreitet, sollte Ihr operativer Plan ein Quartal, sechs Monate oder ein Geschäftsjahr umfassen. 

• Beteiligte Personen: Stellen Sie sicher, dass die Personen, die an der operativen Planung beteiligt sind, stark mit der Arbeit vertraut sind, sodass sie genau prognostizieren und einschätzen können, welche Arbeiten in den Plan aufgenommen werden sollen.

Die Vorteile der operativen Planungsebene

Die strategische Unternehmensplanung ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihr Team proaktiv auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Indem Sie langfristige Ziele definieren, können Sie genau umreißen, welche Richtung Sie gemeinsam einschlagen wollen.

Ein operativer Plan hilft Ihnen, Ihre strategische Planung in die Tat umzusetzen. Laut unserer Studie haben nur 26 % der Wissensarbeiter ein klares Verständnis davon, wie ihre individuelle Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt. Durch die Erstellung eines detailorientierten operativen Plans können Sie genau definieren, welche kurzfristigen Ziele Sie erreichen müssen, um zielgerichtet auf Ihre langfristigen Ziele hinzuarbeiten. Er kann Ihnen helfen, die Maßnahmen zu durchdenken, die Sie derzeit ergreifen oder ergreifen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen. 

Insbesondere hilft Ihnen die operative Planung bei Folgendem:

• Verdeutlicht genau, was Ihr Team auf wöchentlicher und täglicher Basis zu erledigen hat.

• Stellt einen umfassenden Leitfaden für die täglichen Arbeitsschritte zur Verfügung, die Ihre Teammitglieder durchführen müssen, um Ihre langfristigen Ziele zu erreichen.

• Legt einen Standard für die täglichen Anforderungen fest, damit die Arbeit wie erwartet durchgeführt wird.

Operative Planung am Beispiel: 5 Schritte zur Erstellung eines operativen Plans

Während des Planungsprozesses erstellen Sie keine neuen Pläne oder entwickeln neue Ziele. Um einen operativen Plan zu erstellen, analysieren Sie auf operativer Planungsebene vielmehr alles, woran Ihr Team derzeit arbeitet und was tagtäglich oder wöchentlich erledigt werden muss, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen. So wird es gemacht:

1. Beginnen Sie mit strategischer Planung

Wenn Sie es noch nicht getan haben, beginnen Sie Ihre operative Planung, indem Sie zunächst einen strategischen Plan erstellen. Sie brauchen eine langfristige Vision und langfristige Ziele, bevor Sie die alltäglichen Details aufschlüsseln können. Es gibt vier Schritte zur Erstellung eines strategischen Plans:

1. Ermitteln Sie Ihre eigene Position

2. Entwickeln Sie Ihre Strategie

3. Erstellen Sie Ihren strategischen Plan

4. Teilen, überwachen und verwalten Sie Ihren strategischen Plan

Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über strategische Planung.

2. Grenzen Sie Ihren Projektumfang ein

Um die operative Planung detailliert auszuführen, müssen Sie den Umfang auf ein Team, eine Abteilung oder einen Schwerpunktbereich eingrenzen. Der Umfang Ihrer operativen Planungsebene wird daher sehr von der Größe Ihres Unternehmens abhängen.

Als Beispiel für operative Planung stellen Sie sich vor, dass Sie Ihren strategischen Plan in Aktionspläne für verschiedene Unternehmensabteilungen aufschlüsseln. Ihr Marketingteam umfasst mehrere Funktionen, z. B. Design, Produktmarketing, Social Media, Content-Erstellung und Internetwerbung. Um spezifische, tägliche Funktionen innerhalb jedes Teams zu erfassen, sollten Sie einen operativen Aktionsplan für jedes einzelne Team erstellen.

3. Identifizieren Sie wichtige Beteiligte

Bevor Sie einen Einsatzplan erstellen, sollten Sie entscheiden, wer an der operativen Planung beteiligt sein wird. Die Teammitglieder, die den operativen Plan erstellen, sollten mit den im Plan beschriebenen Aktionen gut vertraut sein.

Um unser obiges Beispiel der operativen Planung aufzugreifen, sollte der operative Plan des Designteams vom Leiter des Designteams und den Teamleitern (abhängig von der Größe des Teams) erstellt werden. Sobald sie ihren Plan erstellt haben, sollte das Team diesen zur abschließenden Genehmigung dem Marketingleiter vorlegen.

4. Erstellen Sie den Plan

Ihr operativer Plan beschreibt die Maßnahmen, die Ihr Team ergreifen wird, um die gesetzten Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erreichen. Um einen operativen Plan zu erstellen, skizzieren Sie:

• Die Ziele Ihres Teams

• Die Ergebnisse, die durch den operativen Plan erreicht werden sollen

• Alle angestrebten Ergebnisse oder Qualitätsstandards

• Personal- und Ressourcenbedarf, einschließlich Ihres operativen Budgets

• Wie Sie den Fortschritt überwachen und Bericht erstatten werden

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, alle Details auszuarbeiten, die Sie während der operativen Planung einbinden sollten, stellen Sie sich die folgenden Fragen: 

1. Was wollen wir erreichen? Diese Informationen sollten aus Ihrem Strategieplan oder Ihren Jahreszielen stammen.

2. Welche täglichen Aufgaben müssen wir erledigen, um unsere Ziele zu erreichen? Das können Aufgaben sein, die Sie gerade schon ausführen, oder neue Aufgaben, die angestoßen werden müssen.

3. Wer sind die Personen, die für diese Aufgaben verantwortlich sind? Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe einen Verantwortlichen hat, damit es keine Unklarheiten darüber gibt, an wen man sich bei Fragen oder Aktualisierungen wenden muss, und keine Engpässe entstehen.

4. Was sind unsere Messgrößen für den Erfolg? Wenn Sie es noch nicht getan haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele dem „SMART“-Modell gerecht werden. 

Um unser Beispiel für operative Planung fortzusetzen, soll hier ein Leitfaden dargestellt werden, den das Designteam für die Erstellung seines operativen Plans verwenden könnte:

Ein Teil des strategischen Plans für das Marketingteam ist es, den Anteil an der gezeigten Werbung (Share of Voice) zu erhöhen. Das bedeutet, dass Marketingmaterialien häufiger gesehen werden und der Kontakt zu potenziellen Kunden intensiviert wird. Um diese Ziele zu unterstützen, kann das Design-Team Folgendes tun:

• Zusätzliche Werbematerialien für das Social-Media-Team erstellen

• Die Homepage der Website neu gestalten, um mehr potenzielle Kunden zu gewinnen

Um diese beiden Ziele im nächsten Jahr zu erreichen, kann das Design-Team Folgendes tun:

• Zwei neue Teammitglieder einstellen, die sich auf die Interaktion mit Kunden in den sozialen Medien konzentrieren

• In Zusammenarbeit mit dem Web-Entwicklungsteam der Marketingabteilung eine interaktive Homepage erstellen

Um den Fortschritt zu verfolgen und darüber zu berichten, wird das Designteam Asana als zentrale Informationsquelle für die wichtigsten Leistungskennzahlen nutzen, darunter:

• Welche Designs sie erstellen

• Der Grad der Interaktion, den sie in den sozialen Medien erhalten

• Der Fortschritt der Website-Aktualisierung

Dies ist nur der allgemeine Rahmen, den das Designteam in die operative Planung einbeziehen kann. Erwecken Sie diesen Plan mit einem Work Management Tool zum Leben, um Klarheit über sämtliche Aktivitäten zu schaffen, die das Team zum Erreichen seiner Ziele durchführen muss. Mit solch einem Arbeitsmanagement-Tool kann jede Aufgabe in Echtzeit von der Erstellung bis zur Fertigstellung nachverfolgt werden.

5. Teilen und aktualisieren Sie Ihren operativen Plan

Sobald Sie die operative Planung abgeschlossen haben, teilen Sie Ihren Plan mit den wichtigsten Beteiligten, damit sie die wesentlichen Ziele Ihres Teams und die täglichen Aufgaben zum Erreichen der Ziele verstehen. Verwalten Sie Ihren Plan und die Aktualisierungen in einem zentralen Tool, das den Fortschritt in Echtzeit erfasst, wie etwa Asana.

Wie bei jedem Bestandteil einer Projektplanung werden sich unweigerlich auch Dinge ändern. Überwachen Sie Ihren operativen Plan aktiv und berichten Sie über den Fortschritt, damit wichtige Beteiligte und Teammitglieder über den Status Ihrer Ziele informiert bleiben. Berichten Sie monatlich über den Fortschritt durch schriftliche Status-Updates. 

Erste Schritte in der operativen Planung

Ein operativer Plan kann Ihnen dabei helfen, langfristige Ziele zu erreichen. Damit dieser Plan aber auch effektiv ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Arbeit in einem zentral zugänglichen Tool verfolgen. Isolierte Informationen und Ziele helfen niemandem. Verfolgen Sie stattdessen Ihre Aktionspunkte und Ziele in einem Work Management Tool.